Неважливо яка господарська діяльність має на увазі рух дуже різнорідних по власній значущості документів, створюваних всередині самого підприємства або виходять з боку від взаємопов’язаних контрагентів. Документообіг проходить декілька стадій. Створення первинного документа або отримання його зовні відбувається на першій стадії документообігу. На другій стадії здійснюється прийняття документа до обліку та його перевірка. На третьому — проводиться обробка використаних документів і передача їх на зберігання в архів. Термін зберігання бухгалтерських документів різний.

Список бухгалтерських та інших документів, створених для зберігання в архіві, передбачає дванадцять головних розділів. Перший розділ включає папери, що мають розпорядчі, контролюючі та організаційні функції, що забезпечують правову базу для ведення повного циклу документообігу та зберігання документації всіма господарюючими суб’єктами. Термін зберігання бухгалтерських документів, що входять до 1-го розділу, дорівнює п’яти рокам.

Розділи з другого по четвертий включають документи з планування, фінансування, ціноутворення, по кредитуванню, по бухгалтерському обліку та звітності.

Різні документи та звітність по здійсненню економічних, технічних, наукових і культурних зв’язків урубуються в розділ номер п’ять.

Інформаційні документи по обслуговуванню різної діяльності господарюючих суб’єктів та інших організацій містить розділ шість.

Нормування, тарифи, оплата праці та його охорона — ці папери становлять розділ сім.

У восьмий розділ список включені кадрові документи, що стосуються прийому, звільнень та інших переміщень трудящих. Тут же зберігаються документи по придбаних нагороджень.

Розділ номер дев’ять складають папери, що стосуються речового і технічного забезпечення діяльності організації та зберігання цінностей.

У десятій главі списку представлені документи, що відображають адміністративні та господарські заходи з управління підприємством, сприяючі обов’язкового дотримання заходів внутрішнього розпорядку, сервіс внутрішнього зв’язку, транспортного обслуговування.

В одинадцятому розділі знаходяться всі соціально-побутові документи, що передбачають заходи по соц страхування, житловим та побутових питань.

Дванадцятого розділ список включені паперу по діяльності публічних профспілкових організацій та інших громадських об’єднань.

На підставі ФЗ РФ N сто двадцять дев’ять терміни зберігання бухгалтерської документації (рахунків — фактур, договорів, актів та іншої первинної документації, регістрів бухобліку та податкової звітності) встановлені на п’ять років. При всьому цьому протягом даного періоду підприємство зберігає в архіві (своє або муніципальному) робочий план рахунків, облікову політику, також автоматичні облікові програмки, які застосовуються при обробці даних. Термін зберігання касових документів також становить П’ять років.

Кадрова документація і книжки нарахування заробітної плати зберігаються протягом дуже довгого часу. Сімдесят п’ять років — термін зберігання бухгалтерських документів, пов’язаних з наказами, нарахуванням заробітної плати та іншими доходами, від яких залежить розмір нарахованої середньої заробітної плати, робочий стаж для отримання муніципального пенсійного забезпечення. Довідки та протоколи, висновки комісій, звіти про млосних і особливо шкідливих умовах праці, про травматизм на виробництві, про злощасних випадках і виробничих катастрофах зберігаються протягом цього ж часу. Стільки ж по часу не позбавляються від договорів страхування, за якими настав страховий випадок і передбачені страхові виплати.

П’ять років зберігаються бухгалтерські грошові документи. При цьому відлік цього терміну починається тільки після закінчення терміну їх дії. Це господарські договори, договори майнового страхування, контракту на надання послуг аудиту та інші. Стільки ж з моменту звільнення працюючого зберігаються контракту з речовинно відповідальними особами, книжки покупок і продажів і т.д.

Законом встановлено порядок здачі бухгалтерських грошових документів в архів. Також передбачений адміністративний штраф для посадових осіб, відповідальних за відповідне виконання цього пт законодавства про забезпечення термінів зберігання грошової та іншої господарської документації. Адміністративний штраф за порушення даного порядку згідно п. Одинадцять статті П’ятнадцять Адміністративного Кодексу РФ складає максимум три тисячі рублів. Термін зберігання бухгалтерських документів держут під контролем податкові інспекції та муніципальні органи.

Архіви для зберігання бухгалтерської та іншої документації обладнуються в особливих ізольованих приміщеннях і містяться в залізних сейфах або вогнетривких шафах, що дозволяють забезпечити їх цілісність і повну схоронність протягом довгого часу.