Будь-яка господарська операція підприємства або організації повинно підтверджуватися документально, тобто оформлятися за допомогою відповідних первинних документів.

Первинні облікові документи є основою для внесення даних в облікові регістри, що відображають господарські операції в бухобліку. Ці документи є основними при складанні податкової та фінансової звітності.

Іншими словами, первинні документи бухгалтерського обліку відображають повністю всі господарські операції, які виробляє підприємство. Вони зберігаються в організації для забезпечення її власних потреб і пред’явлення контролюючим органам, також для інших цілей. Первинні документи бухгалтерського обліку можуть бути знищені тільки після закінчення термінів, встановлених для їх зберігання законодавством.

Первинні документи бухгалтерського обліку фіксують факти втілення господарських операцій. Для впорядкування даних вони оформляються у зведені облікові документи. Для цілей бухобліку використовуються два види документів: первинні документи та облікові регістри.

Первинний документ — це документ, що містить відомості про певну господарську операцію та підтверджує своїм фактом її втілення.

Складаються первинні документи в суворій відповідності з вимогою законодавства з включенням всіх обов’язкових реквізитів. До них відносять: заголовок документа, місце і дату його складання, найменування юридичної особи, від імені якого складається документ, обсяг і зміст операції; одиниці виміру операції; посади відповідальних осіб особисту або електричну підпис особи, що здійснював господарську операцію. Тільки при всьому цьому умови вони мають юридичну силу.

Головні види первинних документів: видаткові затратні; платіжні доручення; платіжні квитанції; акти виконаних робіт; касові видаткові та прибуткові ордери, авансові звіти та ін Дані документи містять відомості про проведену господарської операції.

У ряді випадків, встановлених законодавчо, бланки первинних документів належать до бланків суворої звітності.

Залежно від видів операції первинні документи поділяються на папери з обліку та оплати праці, по обліку основних засобів, щодо обліку валютних розрахунків, по обліку касових операцій і т.д.

Первинні документи бухгалтерського обліку складаються при здійсненні операцій або відразу після їх проведення. Ложить їх можна або на готових бланках темними (блакитними) чорнилом або з впровадженням штампа, факсиміле або іншим встановленим методом. Безпідставні виправлення і хоч якийсь підчистки в документах заборонені. Виправляти помилки можна тільки коректурним методом, методом закреслення неправильної інфи і надпісіванія правильною. Робиться напис «виправлено», вказується дата і ставиться підпис відповідальної.

Не рахуючи первинних картонних документів є й електричні. Ними іменуються документи, інформація в яких фіксується у вигляді електричних даних з урахуванням усіх обов’язкових реквізитів. Створюються вони передаються, зберігаються і перетворюються за допомогою електричних засобів у візуальну форму. За законодавством підприємства мають право використовувати у власній діяльності документи в електричному вигляді. При всьому цьому обов’язковою умовою є дотримання закону про електричну підпису.

Первинні документи бухгалтерського обліку зберігаються під початком головного бухгалтера. За їх збереження відповідає власник підприємства. Пройшли обробку документи повинні передаватися в архів. Раніше моменту вони зберігаються в бухгалтерії в закритих шафах.