Середньооблікова чисельність працівників за рік — це показник, який визначається методом математичного підсумовування спискового кількості персоналу за кожен деньок в році, потім придбана сума ділиться на кількість днів у році (365 або Триста шістдесят шість днів). Що стосується урочистих і вихідних днів, то для розрахунку в ці деньки кількість працівників приймають рівною чисельності працівників за попередній деньок, але робочий. Якщо ж урочистих і вихідних днів більш Два попорядку, то облікова чисельність працівників за такі деньки дорівнює кількості двох працівників від облікового складу за ближній перед святом (вихідними) робочий деньок.

Але зрідка буває, що середньооблікова чисельність працівників за рік на підприємствах вважається кожен деньок в році. Велика частина компаній і організацій в плині року підраховують даний показник на більшу звітний період: півріччя, квартал, місяць. Це дозволяє в кінці року, при складанні звітності за весь рік, використовувати вже наявні дані і вже на підставі їх виводити річний показник. Але щоденний облік спискового кількості працівників на підприємстві ведеться постійно. В даних звітах за кожний день кількість персоналу уточнюється і на підставі розпоряджень і наказів (про переведення або тимчасовому вибутті, прийомі на роботу або звільнення), вносяться належні конфігурації. Щоденні характеристики по середньооблікової чисельності повинні відповідати даним, наведеним у табелях по обліку робочого часу. Табель ж обліку є головним документом, який застосовується при нарахуванні працівнику зарплати.

Відомості про середньооблікової чисельності працівників в більшості випадків вживаються бухгалтером при складанні звітності по праці. Не рахуючи цього, дані відомості вживаються як підстава для підрахунку продуктивності праці, коефіцієнта обороту плинності, середньої зарплати на підприємстві та інших більш принципових характеристик.

Але імется ряд випадків, які мають на увазі, що середньооблікова чисельність працівників за рік може не включати в себе всіх працівників підприємства. До таких категорій працівників відносяться дами, що знаходяться в декретній відпустці або у відпустці по вагітності; мами, зайнятих по догляду за дітками. Також працівники, відряджені з підприємства (організації) для виконання сільськогосподарських сезонних робіт, пов’язаних із збиранням врожаю.

Не рахуючи цього, працівники, що навчаються (надходять) у навчальних закладах (як вищих, так і середніх) і знаходяться в додаткових відпустках, також не входять в середньоспискову чисельність. В даний аспект також не входять і студенти-практиканти, які можуть бути зараховані на посаду.

Працівники, прийняті на роботу на неповну ставку або неповний робочий день, також враховуються. Розрахунок по ним робиться пропорційно часу, відпрацьованому на виробництві. Середньооблікова чисельність в такому випадку визначається в подальшому порядку: за звітний період (зазвичай це тиждень або місяць) підраховується загальна кількість людино-годин, витрачених на роботу даним працівником, після цього дана кількість людино-годин ділиться на реальне значення робочого часу в днинку, і в результаті отримуємо кількість днів за звітний період, яке і врубається в загальний підрахунок середньооблікової чисельності. За аналогічною схемою розраховуються дані і по іншим працівникам, задіяним вдома або віддалено.

Середньооблікова чисельність працівників за рік або інший звітний період при роботі підприємства менше, ніж звітний період, через його пуску або ліквідації, або пов’язаності з сезонними роботами, підраховується незначно по-іншому. У такому випадку підсумовується кількість працівників за всі дні, коли підприємство працювало (включаючи вихідні та урочисті днинки), а потім ця сума ділиться на кількість днів за звітний період. Але знову ж, звичайно, вважати рік даний показник непрактично і трудомістко. Тому нерідко річний показник вважається виданим за кожен місяць. Тобто підсумовується чисельність за всі місяці в році, а потім сума ділитися на Дванадцять (кількість місяців у році).