Фактично в кожному, навіть самому невеликому, кабінеті в поточний час встановлений такий потрібний апарат як факс. З його допомогою відправляються копії різних документів, починаючи від принципових договорів і закінчуючи різними зображеннями. Почастіше робота з факсом доручається одній людині, в головному секретарю, який сприймає або посилає різні документи, дивиться за працездатністю апарату, в тому числі тримає під контролем наявність паперу у відповідному відсіку. Але як бути, якщо людина, в чиї обов’язки заходить прийом і відправка факсимільних копій, тимчасово відійшов, а вас попросили доглянути за апаратом і в цей час задзвонив телефон. Природно, вам доведеться підняти трубку і на тому кінці дроту прохання прийняти документи, а ви не розумієте, як скористатися факсом … Просто сказати про це більшості ганебно, тільки лише тому що не бажають, щоб співрозмовник поміркував про нестачі наявної освіти. Хоча знати все в світі просто на фізичному рівні нереально.

Представили для себе таку ситуацію і, напевно, дуже захотіли, щоб з вами такого ніколи не сталося? Тоді раджу завчасно з’ясувати, як скористатися факсом, якщо ви працює в кабінеті. Якщо раптом виникне така необхідність, ви впораєтеся з з’явилася трудністю і іскрометно вийдіть зі сформованої ситуації.

Якщо вам потрібно прийняти документи, то направте увагу на панель пристрою. Зазвичай, на ній велика кнопка, частіше зеленуватого кольору. На ній, залежно від моделі апарата, може бути написано «Пуск» або «Старт». При натисканні на цю кнопку повинен прозвучати відповідний сигнал, ви перестанете чути співрозмовника, і почнеться прийом документа. Вітаю — ви натиснули відповідну кнопку. Результатом вашої діяльності буде копія документа на факсимільного папері, яка за угодою сторін може мати юридичну силу. Якщо ж, незважаючи на властиве попискивание факсом, контракту у вас в руках все ще як би немає, може бути, у вашому апараті просто завершилася папір. Тоді потрібно відкрити верхню кришку апарату, під якою ви побачите, яку послідовність дій необхідно виконати, щоб поміняти порожню трубку на новий рулон паперу. Направте увагу на виникнення червоних смуг в одержуваному документі. Це означає, що залишилося не досить метрів факсимільного паперу і її слід поміняти прямо на даний момент, щоб не змушувати чекати партнерів в подальшому, коли вона завершиться під час прийому принципового контракту.

Якщо ж необхідно вислати документ, то для початку потрібно його заправити у відповідний паз. Зазвичай, виробник клопочеться про власні юзерах і призводить зображення того, як працювати з факсом. Головне, на що варто звернути увагу, так це на те, якою стороною ви вставляє лист в отвір. Дуже важливо, щоб документ, який ви відправляєте партнерам, лежав вниз обличчям, тобто відправляється інформація повинна знаходитися на нижній стороні листа. Конкретно це зображення отримає приймаюча сторона. Після чого набираєте номер абонента, якому будете відсилати копію документа, глас про мету власного дзвінка і вимагайте прийняти факс. Тим, хто знає, як скористатися факсом, фраза «Старт», буде зрозуміла без слів. Для новенького вона може здатися навіть кумедним, але вона все тільки означає, що ваш співрозмовник натиснув кнопку «Старт», і вам необхідно зробити те ж саме. Після чого апарат почне приймати вкладений у нього документ, перетворюючи інформацію на картонному носії в електричний вид. На іншому кінці дроту апарат вашого співрозмовника виконає оборотне перетворення. Якщо все пройшло нормально, зможете покласти трубку.

Зараз ви розумієте, як скористатися факсом, і можете без особливих складнощів як прийняти, так і вислати документи.