Велика частина творців нормативних документів не повністю розуміють, що таке посадова анотація. Не розуміють цього і велика частина керуючих, замовляють ці нормативні документи.

І керівники, і виконавці схильні недооцінювати і відразу гіперболізувати здатності письмових нормативних документів. З одного боку, вони недооцінюють службові інструкції, вважаючи, що начальницького рику цілком достатньо, щоб вправити підлеглим мізки і навести їх на шлях справжній.

З іншого боку, вони наївно вважають, що посадова анотація може поміняти цей самий начальницький рик на той час, коли виконавець випадає з поля зору управління. І то і це помилка пов’язана з нерозумінням помірної ролі посадової анотації в управлінні великою організацією.

По суті, єдине призначення нормативного документа — відповісти на запитання виконавця «Що робити?» До робіт і на питання керуючого «Хто повінет?» У випадку, коли придбаний підсумок не збігся з загадати. Все інше повинно бути найлютішим чином вичищено з посадової анотації . Це перший правило.

Призначення посадовий анотації — роз’яснити підлеглому, що від нього вимагається. Мотивувати підлеглого до виконання його посадових обов’язків посадова анотація не може!

Спочатку залиште ілюзію, ніби прочитавши посадову анотацію, підлеглий кинеться її робити. Абсолютно ні, керівнику доведеться його мотивувати до цього. Методи мотивації можуть бути краще або гірше. На підлеглого можна накричати, виплатити йому премію, пообіцяти збільшення або пригрозити звільненням і т.д.. Принципово, що все це ніяк не пов’язано з його посадовою інструкцією. Наявність посадової анотації звільнить керуючого від необхідності щоразу ретельно вказувати обов’язки підлеглого і дозволить зосередитися на виховній роботі.

Якщо це зрозуміло, можна приступати до «очищення» документа. Виключіть з посадової анотації всі заклики, побажання, обороти типу «виконавець повинен …», «виконавець повинен …». Все це надлишкове. Посадова анотація повинна містити якомога більш прості речення: «Він побіг …», » Вона зробила … «. Одне положення посадової анотації ніяк більш принципово, ніж будь-яке інше, тому немає необхідності підкреслювати деякі з їх яскравими зворотами. Спробуйте викинути це сміття і ви побачите, що нормативний документ стає відсотків на Двадцять коротше і набагато ясніше. Це друге правило.

Пам’ятайте: ви пишете посадові анотації певним людям.

Ще одна крайність, в яку нерідко впадають укладачі посадових інструкцій, це манія змалювати все і вся. Час від часу складається враження, що це анотація для маленьких малюків або, навпаки, для злобливих саботажників, які тільки й замислюються, як перекрутити великодушний план управління і направити його на зло.

Зазвичай, такі побоювання зовсім безпідставні. Співробітники вашої організації, найімовірніше, від усієї душі хочуть радіво робити свої обов’язки. Їм досить зрозуміло роз’яснити мету їхніх дій, а належні кошти вони відшукають самі! Це третє правило. Направте увагу: більш складні і відповідальні функції в організації роблять самі кваліфіковані і досвідчені специ, відповідно, вони менше за інших потребують довгих, докладних і хитромудрих посадових інструкціях. Уявіть для себе ту людину, якій ви пишете посадову анотацію — і ви з легким серцем скоротите її рази в півтора! Якщо це не так, то може вам направити увагу на підбір кадрів?

Феномен полягає в тому, що для двірника та оператора на атомній електростанції посадові анотації вийдуть практично схожої довжини!

Хто і для чого читає посадові анотації, або цілі, завдання, функції: від загального до конкретного.

Отже, з нормативного документа варто виключити всі необов’язкові епітети і заклики, також все те, що виконавець знає без усякої посадовий анотації просто в силу власної освіти, кваліфікації та досвіду. А що там повинне залишитися?

Розділ 1 «Загальні положення». Зміст цього розділу на сто відсотків визначається традиціями кожної певної організації і фактично не впливає на якість самого документа. Кожен юрист або кадровик має своє уявлення про те, як повинен виглядати цей розділ. Залишимо його на їх розсуд. Відзначимо лише, що цей розділ повинен бути уніфікований у всіх корпоративних документах. Якщо цього не буде, то значення придбають не самі формулювання, а відмінності в їх. Для чого вам це потрібно?

Розділ останній «Прикінцеві положення». Те ж саме.

Розділ Два «Цілі та завдання». З цього розділу фактично і починається нормативний док

 

Також читайте:

Not found