Зрозуміло, що бухгалтерам нерідко доводиться мати справу з документами різного роду. Вони повинні постійно володіти всіма необхідними відомостями, доставляти впору звіти та цінні папери. Час від часу бухгалтеру потрібно подолати немаленькі відстані для того, щоб привести ті або інші документи. Зрозуміло, що якщо не зробити цього в вірно позначене щоквартальний термін, то штрафні санкції не примусять себе довго чекати. Виходить, що бухгалтер повинен не тільки лише встигати все вирахувати і оформити, але еше і попрацювати кур’єром та відвезти всі документи в позначені інстанції, яких налічується багато. Як все це встигати?

Спеціально для схожих випадків існує паличка-виручалочка для всіх бухгалтерів та інших людей, які відшукують надійні методи доставки документів в інші інстанції. Це, звичайно, має заголовок — опис вкладення. Що вдає із себе дана операція і в чому вона полягає?

Ви приходите в поштове відділення, заповнюєте запропоновані бланки, в яких записуєте найменування всіх документів, які потрібно вислати. Працівник пошти копітко інспектує, щоб всі документи були в наявності. Після чого при ньому ви заклеюєте конверт і оформляєте своє цінний лист. Потім пишете адресок і відправляєте по призначенню. Для того, щоб ваші нерви були стовідсотково розмірені, можна заповнити і акт отримання листа. Адресат, отримавши ваше послання з цінними паперами, повинен підтвердити отримання підписом. Цей бланк буде переданий вам особисто цим же методом — доказ про доставку ви відшукайте у власній поштовій скриньці.

Природно, тривалий час багато хто не зважувалися довіряти поштовим працівникам передачу цінних або просто принципових паперів. Причина ординарна: всі пам’ятають про масу випадків з втратою листи. Але зараз ця операція вірно простежується. Якщо ви склали опис вкладення у цінний лист, а потім вислали його по позначеному адресою, з вами таке не станеться. Ця сама процедура і захищає вас про різного роду казусів.

Отже, як оформляється опис в лист? Зазвичай, вживається стандартна форма 107. Її можна завантажити на будь-якому веб-сайті, роздрукувати і заповнити в кабінеті, але вірніше зробити це конкретно в поштовому відділенні. До слова, опис вкладення містить наступні графи, які ви повинні заповнити: «Опис вкладення в» — Один рядок, де ви повинні написати стандартну фразу — «цінний лист», Два рядок — «Куди», де ви пишете адресу організації, якій відправляєте дане послання. Три рядок — «На ім’я». В ній ви пишіть прізвище та ініціали людини, якому призначено послання, тобто це і є найменування одержувача.

Потім у формі Сто сім буде таблиця, що складається з Чотири колонок. Один — це порядковий номер документа, Два стовпець іменується — «Найменування предметів» — тут ви будете повинні записати заваніе кожного документа. Три стовпчики містить кількість документів — тут ви вказуєте Один аркуш, Два або Три аркуша. А в четвертому буде міститися цінність в рублях. Так, в кожному рядку ви пишете заголовок документа в стовпці «найменування …», потім кількість аркушів у Три колонці, і вартість в 4. Все досить легко.

Після того, як заповніть таблицю, пишете — «Загальний результат цінності», до прикладу, Три листи, Триста рублів. Розписуєтеся в графі «Відправник». Потім в рядку «Перевірив» працівник пости пише свої ініціали, за раніше переглянувши пакет документів, які ви відправляєте. І тільки після чого листи запечатується. На конверті ви знову ж пишете адресок, зверху працівник пошти відзначає — «Цінне лист». Ось, фактично, і вся процедура.

Для чого потрібна опис вкладення? Справа в тому, що якщо лист не дійде за призначенням, то ви зможете підтвердити факт відправки за допомогою чеків, які вам видадуть на пошті. Не рахуючи того, опис вкладення будеть зареєстрована в базі даних поштового відділу, послугами якого ви користувалися. Тоді і ви можете обгрунтувати свою невинність, якщо документи не прийдуть в ту або організації в строк. Хоча цього і не станеться: опис вкладення — це надійний метод передачі цінних документів від відправника до одержувача.