Відповідно до закону, офіційним представником організації крім її керуючого може бути хоч якесь фізична особа чи підприємство, що має відповідну довіреність. Порядок дизайну даних документів регламентований законодавством тільки в загальних рисах і організація може видавати довіреності випадкової форми, завірені печаткою та підписом директора. Обов’язковим реквізитом є дата дизайну, без вказівки якій документ не має юридичної сили. Термін діяння може становити хоч який період часу, не переважаючий трьох років, якщо він не вказаний, то довіреність на представлення інтересів організації вважається реальною протягом року з моменту видачі. Також при оформленні принципово на сто відсотків вказувати паспортні дані довіреної особи. Текст документа не повинен містити скорочень, всі числа потрібно прописувати як цифрами, так і прописом. Дотримання цих правил дозволить довіреній особі уникнути непорозумінь при наданні документа і виконати доручені діяння під час.

Довіреність на представлення інтересів організації видається для втілення разового діяння (одержання документа, укладання угоди); постійного виконання однорідних операцій (здача звітності, отримання кореспонденції). Не рахуючи цього, працівникові може бути виписана генеральна довіреність, яка передбачає передачу всіх або більшості прав, якими володіє керуючий.

Довіреність на представлення інтересів організації не підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню крім випадків, коли працівнику передаються можливості за розпорядженням нерухомими активами і транспортом компанії, передорученням набутих прав, також в якихось інших ситуаціях, визначених законодавством. Варто відзначити, що довіреності, що видаються співробітникам для втілення великих угод або консульства в іншому містечку, також директорам філій рекомендується засвідчувати у нотаріуса. Це послужить додатковою гарантією легальності дій довіреної особи і стане значущим підтвердженням в суді у разі появи проблемної ситуації.

Єдина довіреність на представлення інтересів організації, для якої передбачена уніфікована форма, створена для отримання речових цінностей. Вона є первинним бухгалтерським документом і неодмінна для використання. Не рахуючи печатки підприємства і підпис керуючого ця довіреність завіряється також підписом головного бухгалтера.

Більш нерідко довіреність на представлення інтересів ТОВ або акціонерного товариства видається співробітникам бухгалтерії або аутсорсингової компанії для взаємодії з податковими органами та позабюджетними фондами. Даний документ може передавати довіреній особі самі різні можливості: надання звітності, отримання виписок з ЕГРЮЛ і рішень податкових органів, присутність при розгляді матеріалів камеральних перевірок та ін Довіреність на здачу звітності повинна пред’являтися не тільки лише при особистому зверненні бухгалтера, та й при відправці електричних документів через аутсорсингову фірму. При всьому цьому документ повинен бути поданий в податкову інспекцію або позабюджетний фонд до моменту передачі звітів. Методичні поради ФНС (додаток № 1) містять форму довіреності, яка містить в собі всі потрібні можливості.

Довіреність, видана юридичною особою, має строго відповідати рамкам статуту. Також є можливості, організація не має права передавати представникам. До їх числа відносяться перерахування податків, відшкодування заподіяної шкоди й якісь інші. Необхідно відзначити, що згідно з листом ФНС № ШС-22-6/627 довіреність на представлення інтересів ІП оформляється в порядку, передбаченому для організацій (за наявності печатки).