Ділова нарада є однією з форм ділового спілкування, мета якого — колективне обговорення, осмислення заморочек і питань підприємства (організації) і прийняття відповідного рішення.

Види ділових нарад виділяються з основної мети або завдань, які потрібно вирішити: планування, мотивація, внутрішній розпорядок діяльності, контроль за діяльністю службовців та інші.

Проведення та підготовка ділового наради має певну технологію, слідуючи якій можна без зусиль заволодіти цією формою ділового спілкування.

Крок 1. Визначення мети наради і повістки денька.

Ділова нарада — це не просто зібрання службовців. Його мета повинна виглядати як мета-результат, тобто прийняття певного рішення. Тому цей підсумок необхідно сконструювати завчасно. Чим конкретніше формулювання рішення, тим ефективніше пройде нарада і підсумок буде досігнут. У процесі цілепокладання улаштовувачі потрібно відповісти на питання: може дане питання бути вирішене певним співробітником в поточному робочому порядку? Можна поміняти нараду іншою формою вирішення питання?

Повістка денька готується завчасно. Учасники наради повинні бути обізнані з майбутнім обговоренням, необхідними матеріалами, щоби обмізкувати рішення. При цьому, кожен пункт порядку денька зобов’язаний мати свою мету-результат. Не рахуючи питань порядку денька, учасники наради інформуються про час, відведеному на обговорення кожного питання.

Крок 2. Визначення часу проведення та кількості учасників.

Зазвичай ділові наради (крім критичних) проводяться в певний деньок тижні в другій половині днинки. Знайти коло учасників необхідно таким макаром, щоб обійтися найменшим числом службовців. Збалансований варіант 6-7 осіб. Конструктивне вирішення питань та проблем залежить присутності тільки зацікавлених осіб. Проведення наради краще доручати тим співробітникам, які більш компетентні в цій темі.

Крок 3. Організація місця проведення.

Улаштовувачі повинні передбачити, як це може бути, порівнянність учасників наради. Це дозволить таким макаром розставити стільці і розсадити людей, щоб підвищити ефективність спілкування. Інформація сприймається краще і жвавіше, якщо відмінно видно обличчя, очі, жести мовця.

Крок 4. Проведення наради: тривалість і регламент.

Ділова нарада має якісь складові, які конкретно впливають на ефективність прийняття рішення. Тривалість нормально не повинна перевершувати 40-45 хвилин. Психологічно колективний розум не зуміє продуктивно працювати понад досі. Якщо потрібно продовжити обговорення, то рекомендується зробити перерву більш ніж на Тридцять хвилин, що збільшує самопочуття, пильність.

Ділова нарада зобов’язане мати регламент виступів. Дивитися за дотриманням регламенту — відповідальність голови. Але повага до регламенту всіх учасників наради вказує компетентність службовців.

Крок 5. Протокол наради.

Складання офіційного документа, який фіксує головні етапи наради, прізвища виступаючих, пропозиції і рішення, потрібний компонент ділової наради. На підставі протоколу, управляючий вправі домагатися виконання прийнятих рішень.

Крок 6. Аналіз підготовки та проведення наради.

Ділова нарада вважається вдалим, якщо можна позитивно відповісти на питання: як вірно визначено коло учасників наради? Сприяло розміщення учасників ефективності спілкування? Як учасники наради були зацікавлені в питаннях обговорення? Що послужило спонтанним стратегіям вирішення? Які протиріччя між особистими і колективними цілями проявилися? Що послужило приводом з’явилися конфліктів (якщо вони мали місце)? Відмінно були витрачені час наради?