Бланк посвідчення є звичайним документом. У нормативних документах даний бланк числиться як документ за формою Т-10. Він є підставою для службовців підприємства убути у відрядження. Завдяки спеціальній формі бланк посвідчення дозволяє відстежити час перебування службовців (працівників) у відрядженні. Їх час вибуття та прибуття в (з) ПТ

Якщо співробітник повинен під час відрядження відвідати не одне, а кілька компаній або організацій, в кожній з їхніх проставляються штампи (печатки) про прибуття або вибуття (відмітки). Будь-яка з таких відміток завіряється підписом керуючого або іншої особи на підприємстві, уповноваженого на це, на якому побував відряджений співробітник. У разі якщо відряджений працівник не надасть вірно оформлений бланк посвідчення, то всі грошові витрати йому можуть бути не компенсовані. Не рахуючи цього керуючим підприємства по такому факту може призначатися служіння розслідування (перевірку), яка повинна підтвердити або не підтвердити факт знаходження співробітника у відрядженні та відвідування ним позначених у посвідченні організацій.

Виписувати посвідчення на підприємстві, зазвичай, уповноважений співробітник кадрового органу. Не рахуючи даного документа за раніше видається наказ або розпорядження на відправку працівника у відрядження. І конкретно даний наказ (розпорядження) і буде підставою для виписки бланка командировочного.

Після того, як співробітник повертається з відрядження, він здає в кадровий орган (або інший орган, який займався його оформленням) командировочне з відмітками. Не рахуючи цього, для закінчення процедури відрядження співробітник повинен надати командировочне лист, бланк авансового звіту. До авансового звіту підшиваються документи, які можуть підтвердити всі грошові витрати протягом відрядження (проїзні документи, чеки на оплату проживання і т.д.).

При оформленні працівника у відрядження необхідно знати, що наказ (розпорядження) на це дає або керуючий або уповноважена за нього особи. Термін відрядження не може бути більш Сорок днів без урахування часу на дорогу. Якщо відрядження пов’язана з виконанням монтажних або будівельних робіт, то термін може бути збільшений до року. Не рахуючи цього, всі роботи або завдання, які повинен робити працівник у процесі відрядження, повинні не суперечити його багатофункціональними зобов’язаннями, прописаними в трудовому договорі. Не слід забувати, що у відрядженні на працівника також діють усі соціальні гарантії і норми визначені трудовим законодавством.

Від відрядження працівники можуть відмовитися, якщо:

— це вагітна дама;

— співробітники молодше Вісімнадцять років (творчі професії виключення);

— працівники, на утриманні яких перебувають нездорові родичі;

— мами виховують діток до трьох років або доглядають за дітьми-інвалідами віком до Вісімнадцять років.

Якщо оформляється бланк посвідчення на одну людину, то наказ видається за формою Т-9. Якщо ж планується відправка кількох людей, то для наказу вживається інша форма Т-9а.

Посвідчення видається в єдиному екземплярі.

Не рахуючи посвідчення, для контролю за працівниками у відрядженнях на підприємстві ведеться особливий журнальчик обліку для працівників, як відбувають, так і прибувають з відряджень. У нього заносяться як власні співробітники, так і співробітники, які прибули на підприємство з інших організацій (компаній). Почастіше ведення такого журналу відповідає співробітник, який займається і оформленням посвідчення.